Возможности Microsoft Word, о которых не каждый знает
Текстовый редактор MS Word предоставляем пользователям множество возможностей по составлению, редактированию, конвертированию и печати текстов.
Текстовый редактор MS Word предоставляем пользователям множество возможностей по составлению, редактированию, конвертированию и печати текстов. Эта программа поддерживает вставку в текст изображений, таблиц, «умных объектов» и даже фрагментов исполняемого кода в виде макросов и скриптов.
Однако большинство пользователей используют имеющихся в «Ворде» возможности не более, чем на 20%. Поэтому мы решили рассмотреть маленькие «секреты» MS Word, знание которых поможет вам существенно увеличить скорость выполнения некоторых специфических задач.
Маленькие хитрости при работе в «Ворде»
Очень сильно повышает скорость работы использование горячих клавиш. И если стандартные комбинации вроде Ctrl+C хорошо знакомы большинству юзеров, то более специфичные команды вроде Ctrl + End, позволяющей мгновенно перейти в самый конец открытого документа, известны далеко не всем. Исчерпывающий список горячих клавиш содержится в базе знаний Microsoft, однако сам «Ворд» подсказывает пользователю актуальные комбинации. Для этого достаточно навести курсор на какую-либо из кнопок на ленте инструментов –и во всплывающей подсказке отобразится краткое описание функции кнопки и связанные с ней комбинации горячих клавиш.
Также получить быстрый доступ с клавиатуры ко всем элементам интерфейса можно, нажав клавишу Alt. После ее нажатия Word перейдет в режим, позволяющий нажимать кнопки, вкладки и другие элементы интерфейса путем нажатия соответствующей клавиши на клавиатуре. Повторное нажатие клавиши Alt вернет текстовый редактор в нормальный режим работы.
С помощью горячих клавиш можно также выполнять действия, недоступные через обычный интерфейс. Так, комбинация Shift + Alt + D вставляет в активный документ текущую дату, а при нажатии комбинации Shift + Alt + T в документ будет вставлена отметка текущего времени.
Так же быстро можно вставлять в открытый документ скриншоты из запущенных в фоне программ. Для этого достаточно перейти в меню «Вставка» и нажать в нем кнопку «Снимок» из группы «Иллюстрации». При нажатии этой кнопки будет отображен список всех открытых окон, из которого можно будет выбрать искомое.
Полезная функция расстановки переносов по умолчанию отключена в большинстве актуальных версий текстового редактора, но ее можно включить через вкладку «Макет» путем нажатия кнопки списка возле кнопки «Расстановка переносов» и выбора подходящего варианта.
Добавить в свой документ водяной знак для его защиты от несанкционированного копирования можно из вкладки «Конструктор» с помощью пункта «Подложка». Система позволит выбрать один из водяных знаков из коллекции шаблонов (к примеру, серая надпись «ОБРАЗЕЦ» по диагонали через всю страницу), либо создать собственный вариант подложки.
В некоторых версиях Word присутствовал функционал расширенного буфера обмена, который сохранял все скопированные пользователем фрагменты. В дальнейшем эта функция была удалена из стандартного интерфейса вставки, однако осталась доступна по нажатию небольшой стрелочки в ленте «Главная» правее названия вкладки «Буфер обмена». Данные в этом расширенном буфере хранятся, пока открыто окно Word, и очищаются при выходе из редактора. Эта функция может быть отключена по умолчанию, поэтому если вы не видите более одного скопированного элемента, нужно нажать кнопку «Параметры» в нижней части открывшейся вкладки и установить в нем соответствующие галочки.
Дополнительно расширить функционал своего текстового редактора можно с помощью надстроек, которые доступны во вкладке ленты «Вставка» при нажатии меню «Мои надстройки». В каталоге доступных надстроек представлены как платные, так и бесплатные варианты. Среди надстроек доступны функции перевода, создания рассылок или интеграции с внешними онлайн-сервисами.
Ускорить ввод длинных повторяющихся фрагментов текста (к примеру, часто упоминаемых в документе имен) можно с помощью добавления соответствующих правил в автозамену. Сделать это можно, нажав вкладку «Файл», открыв меню «Параметры», выбрав пункт «Правописание» и открыв в нем раздел «Параметры автозамены». К примеру, вы можете настроить автоматическую замену фразы «ИвИвИв» на фразу «Иванов Иван Иванович».
В этом же меню можно наоборот отключить автозамену для некоторых редких комбинаций, которые по умолчанию меняются на более распространенные фразы и символы.
Быстро заменить во всем документе определенные символы и даже сочетания типов символов поможет расширенный режим поиска и замены. Нажав в нем кнопку «Больше», вы сможете удалять и вставлять пробелы, знаки абзаца и другие специальные символы. А с помощью символов «Любая буква», «Любой символ» и «Любая цифра» вы сможете обнаруживать во всем тексте документа фразы, построенные по определенным правилам.
Неочевидные функции, скрытые в интерфейсе
Некоторые возможности текстового редактора находятся в неочевидных местах его интерфейса. К примеру, нажав кнопку выпадающего списка возле кнопки подчеркивания выделенного текста, вы можете получить доступ к меню настройки вариантов подчеркивания. В этом меню можно выбрать штрих, его толщину и цвет.
Избежать проблем, связанных со вставкой текста из разных источников в один документ, поможет меню специальной вставки, которое доступно:
- По щелчку правой кнопки мыши.
- При нажатии кнопки выпадающего списка под кнопкой вставить.
- В экспресс-меню вставленного фрагмента в течение некоторого времени после его вставки.
Специальная вставка позволяет вставлять текст без форматирования, объединять форматы и даже вставлять любой объект в виде картинки.
Многие пользователи Word умеют пользоваться кнопкой изменений регистра («Аа»), которая позволяет, к примеру, устранить последствия случайного набора текста с нажатой клавишей Caps Lock. А выпадающее меню возле этой кнопки позволяет выбрать и другие варианты смены регистра – к примеру, начинать все слова в выделенной фразе с прописных букв.
«Ворд» также позволяет установить для редактируемого документа защиту с помощью пароля. Сделать это можно через вкладку ленты «Файл», выбрав в нем раздел «Сведения» и нажав кнопку «Защита документа». В этом же разделе можно редактировать метаданные документа – добавлять и убирать авторов, ключевые слова и короткое описание документа.
Еще одна неочевидная, но очень полезная функция – это сокращение документа на 1 страницу. Такая задача часто встает перед авторами документов в сфере науки, образования и литературы. Воспользоваться этой функцией можно, добавив соответствующий значок на панель быстрого доступа. Для этого сначала нужно нажать знак выпадающего меню на самой этой панели, которая обычно расположена в верхней левой части экрана, а затем уже использовать появившуюся кнопку.
Другая полезная в работе с большими документами функция Word – это автоматическая вставка в документ его оглавления. Для этого нужно зайти во вкладку «Ссылки» и выбрать в ней соответствующий пункт («Оглавление»). Для корректной работы этой функции требуется, чтобы все заголовки в редактируемом документе имели соответствующий их структурному уровню стиль. Поэтому работу над любы достаточно большим документом следует начинать именно с приведения набора стилей текста в соответствие с вашими требованиями.
В таблицах Word можно использовать формулы по той же логике, как это происходит в MS Excel (только ссылки на ячейки будут иметь совсем непривычный формат). А некоторые функции доступны и просто при редактировании текста – так, если написать =lorem(1,2) и нажать Enter, то в вашем документе появится абзац из трех строк легендарного плейсхолдера («рыбы») Lorem Ipsum, на котором вы сможете отработать разные варианты оформления. А если вместо этого использовать текст =rand(3,1), то вы получите абзац случайных сочетаний символов.